NAMA : RICHKY APRISIA
KELAS : 3EB12
NPM : 26212280
MATKUL : SOFSKIL (BAHASA INDONESIA
2)
Pengertian Bahasa, Jenis
dan Ciri-Ciri Surat Menyurat
Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana
untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari
pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas
nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi
ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu
kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu
kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat.
Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi.
Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada
balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan
kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu
adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang
pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada
pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus
memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi
seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda
baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1.
Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya,
kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau alasan-alasannya.
2.
Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan
alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis
Surat
1. Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat
dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
a.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah
surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah
keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut
juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang
atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun
jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut
juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta,
yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau
langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat
yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan
kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk
kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini
penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya
dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam
bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan kop surat dan
instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat,
lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka
dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku
atau ragam resmi
Menggunakan cap atau
stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu
2. Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan surat
berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a.
Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko
yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin
Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai
kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita,
yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah
surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian
kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah
surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca
kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah,
instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah
satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya
tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik
perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan
antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam
lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat
komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat
telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan
cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak
jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah
surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang
lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para
siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat
Rahasia
Surat-surat yang digunakan
untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang
berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak
maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat
Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat yang menurut
penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau
sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak
perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian
surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan,
tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya
ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari
penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya
atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c.
Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang
dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya
mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah
surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat
tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun
hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat
diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.
Ciri-Ciri Bahasa
Surat
Bahasa surat biasanya
memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih
lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas
maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir
atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan
sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa
yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu,
surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan
kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana,
praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam
surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau
permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat
mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan
oleh penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai
berikut:
1)
Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan
2)
Menghilangkan basa-basi
3)
Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4)
Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga
5)
Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah
bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak
menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang
dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan
kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan
bicara.
Bahasa surat yang sopan
maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan
tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan
martabat orang lain.
Sumber
:
http://ikarizkisafitri.blogspot.com/2013/06/pengertian-bahasa-jenis-dan-ciri-ciri.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar